Politique de confidentialité – membres adhérent.es et participant.es aux activités de Samen Toujours
Cette politique de confidentialité décrit la façon dont Samen Toujours (ST) collecte, utilise, traite, protège et sécurise les données à caractère personnel des membres et des participant.es qui prennent part à ses actions.
Conformément au Règlement Général de Protection des Données (RGPD), ST s’engage à prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.
Qui traite vos données ?
Samen Toujours, ayant son siège social au 76/2 rue de Laeken, 1000 Bruxelles et inscrite à la BCE sous le numéro 0686717141, est le responsable du traitement de données à caractère personnel (ci-après le « Responsable du Traitement »). ST déclare respecter, en sa qualité de Responsable du Traitement, la législation belge relative à la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du RGPD à compter de leur entrée en vigueur.
Nous entendons par membres adhérent.es, les réseaux d’entraide membres de la plateforme Samen Toujours.
Nous entendons par participant.es :
- d’une part, les participant.es des réseaux d’entraide qui bénéficient de l’offre de Samen Toujours via les associations auxquelles iels sont affilié.es et qui sont membres adhérent.es de la plateforme ;
- d’autre part, toutes personnes qui souhaitent participer aux activités de Samen Toujours, moyennant rétribution (lorsque cela s’y prête).
1. Données traitées :
Les données personnelles que ST peut collecter :
- Informations permettant d’identifier et de contacter la personne : Nom, prénom, civilité, genre, date de naissance, adresse e-mail et postale, numéro de téléphone.
- Informations relatives au statut de la personne au sein de l’asbl Samen Toujours (membres adhérent.es, participant.es, etc.)
- Informations liées à l’activité de Samen Toujours des membres et/ou des participant.es : Fonctions et/ou mandats occupés, formations suivies…
- Informations permettant à Samen Toujours de solliciter des subsides pour son action.
- Témoignages, des photos et/ou des vidéos lors de leur participation à l’un de nos événements ou lors de recueils d’informations (type sondages et enquêtes).
Les données sont communiquées par la personne au moment de son inscription. En faisant une demande pour une activité, les membres adhérent.es et les participant.es acceptent que ST puisse recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles soumises en conformité avec les règles exposées ci-après.
Les informations communiquées via ces fiches d’identification font l’objet d’un traitement par ST. Elles sont gérées et consultées par les employé.es et les membres adhérents de ST, en charge de suivre ces personnes. Ces données sont toutes destinées à assurer la gestion des actions de Samen Toujours. ST se réserve le droit de mettre à jour les informations prises initialement, suite aux changements liés à la situation personnelle de la personne.
2. Fondement juridique et finalités de traitement des données personnelles
Le traitement des données (à caractère personnel ou non) des membres adhérent.es et des participant.es est réalisé pour poursuivre les finalités suivantes :
- Disposer des coordonnées personnelles des personnes pour leur garantir une couverture d’assurance,
- Disposer des coordonnées de contact pour :
- les contacter pour l’organisation de leurs activités, pour les convoquer aux réunions ou formations, aux intervisions,
- les tenir informé.es concernant l’activité dans laquelle iels sont engagé.es, les activités et les projets de la plateforme (par voie électronique, newsletter).
- Etablir les listes des participant.es (inscrit.es et ayant participé.es aux actions de Samen Toujours) par membres adhérent.es de la plateforme (afin que ces dernier.ères puissent en tenir compte dans leur suivi des participant.es)
- Disposer d’informations concernant les fonctions occupées et les formations suivies
- Etablir un certain nombre d’indicateurs pour produire des données de rapportage sur les actions de l’asbl (notamment auprès des bailleurs de fonds)
- Communiquer sur les actions de l’asbl à travers des productions (audio)visuelles, sur le site de l’asbl ou sur ses réseaux sociaux.
3. Droit d’information
La fiche d’identification remplie par les participant.es mentionne l’existence de la présente politique de protection de la vie privée et le moyen d’en prendre connaissance.
Les personnes sont également informées qu’elles peuvent consulter les données conservées sur leur fiche d’identification, y faire les modifications de données de contact et demander des modifications pour les données non éditables, sur simple demande, à l’adresse hello@samentoujours.be.
4. Droit d’opposition
Les membres adhérent.es et les participant.es de ST ont le droit de s’opposer à ce que leurs données de contact soient utilisées pour leur adresser les newsletters. Dans ce cas, il suffit d’adresser un courriel à hello@samentoujours.be
Les personnes inscrites à notre newsletter peuvent se désabonner via un simple lien, présent sur chaque newsletter.
5. Durée de conservation
Les données traitées sont conservées pendant toute la période d’affiliation ou d’activité, pour une durée de 2 ans après la date de fin d’affiliation ou de l’activité, dans l’application informatique de gestion de données.
Lorsqu’une fin d’engagement d’affiliation ou de participation à une activité survient par suite d’une décision d’exclusion, les données suivantes sont conservées de manière illimitée : nom, prénom, date de sortie, date de la décision d’exclusion, entité qui a pris la décision. La conservation de ces données permet d’éviter de réintégrer une personne ayant manifesté un comportement inacceptable en regard du règlement d’ordre intérieur de ST.
6. Destinataires
Les données enregistrées dans la base de données sont traitées par des employé.es ou des stagiaires en charge de tâches d’administration, de coordination ou d’encadrement.
La gestion de profils d’accès permet de limiter leur visibilité aux inscriptions qui sont liées à leur domaine d’opérations.
Les utilisateurices de ces données doivent s’engager à respecter les consignes suivantes :
- Prendre les mesures nécessaires pour que les données soient exactes et mises à jour.
- Utiliser les données exclusivement dans le cadre de la gestion des membres adhérent.es et des participant.es. Elles ne peuvent être utilisées à aucune autre fin.
- Ne pas communiquer les données à des tiers.
- Communiquer à toute personne qui en ferait la demande, un extrait de ses données enregistrées dans la base de données.
En cas de non-respect de ces consignes, le.la coordinateurice général.e prend des mesures ou sanctions disciplinaires. Le non-respect de ces règles peut conduire à des poursuites judiciaires.
7. Communication des données à des tiers
Les données enregistrées dans la base de données sont destinées à l’usage interne/au bon fonctionnement de Samen Toujours.
Les associations membres adhérent.es de la plateforme sont informées des activités que leurs participant.es ont suivies (par exemple : BDBD sera informé des sessions formatives que leurs participant.es ont suivies). Ces informations seront uniquement partagées avec les associations membres adhérent.es dont les participant.es sont issu.es.
8. Stockage
Les données sont conservées dans une base de données informatiques.
Samen Toujours est l’unique propriétaire de la base de données.
9. Les cookies
9.1. Que sont les cookies ?
Un « cookie » est un petit fichier envoyé par le serveur de ST et déposé sur le disque dur de votre ordinateur. Les informations stockées sur ces cookies ne peuvent être lues que par nous et uniquement lors de la visite du Site.
9.2. Pourquoi utilisons-nous des cookies ?
Notre site Web utilise des cookies et des technologies similaires pour distinguer vos préférences d’utilisation de celles des autres utilisateurs de notre site Web. Cela nous aide à vous offrir une meilleure expérience utilisateur lorsque vous visitez notre site Web et nous permet également d’optimiser notre site Web.
À la suite de récentes modifications législatives, tous les sites Web ciblant certaines parties de l’Union européenne sont tenus de demander votre consentement avant d’utiliser ou de stocker des cookies et des technologies similaires sur vos ordinateurs ou appareils mobiles. Cette politique de cookies vous fournit des informations claires et complètes sur les cookies que nous utilisons et leur finalité.
9.3. Les types de cookies :
Bien qu’il existe différents types de cookies, différenciés en termes de fonctionnalité, d’origine ou de durée de conservation, la législation distingue principalement les cookies fonctionnels ou techniquement nécessaires d’une part et tous les autres cookies d’autre part.
Le Site utilise uniquement les cookies suivants :
- Cookies fonctionnels : Nom Fonction Temps de rétention
- Cookie de session par défaut Destiné à enregistrer les formulaires incomplets entre-temps. Dès qu’un formulaire est soumis, cet enregistrement disparaît
- Cookie de session par défaut Destiné à mémoriser votre choix de langue. Disparaît après votre visite.
9.4. Votre consentement:
Lors de votre première visite sur notre site Web, il vous sera demandé d’accepter nos cookies.
Vous pouvez refuser ou bloquer les cookies en modifiant les paramètres de configuration de votre système de navigation. La désactivation des cookies peut signifier que vous ne pouvez pas utiliser certaines fonctionnalités du site Web.
Si vous avez d’autres questions ou commentaires concernant le traitement de vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter, soit par e-mail à hello@samentoujours.be, soit par courrier à Samen Toujours, rue de Laeken 76/2 à 1000 Bruxelles, ou en utilisant la rubrique « Contact » de notre Site Internet.
10. Transfert hors UE :
Aucune donnée n’est transmise hors de l’Union Européenne. Aucun transfert n’est opéré hors de la base de données.
Droits des membres et des participant.es :
Si, à n’importe quel moment, un.e membre adhérent.e ou participant.e estime que ST ne respecte pas sa vie privée, iel peut lui adresser un courrier postal à l’adresse rue de Laeken 76/2 à 1000 Bruxelles ou un courriel à l’adresse hello@samentoujours.be. ST mettra tout en œuvre pour déceler et corriger le problème.
Avec cette demande écrite datée et signée adressée à la plateforme, et la preuve de son identité, un.e membre adhérent.e ou un.e participant.e pourra obtenir, gratuitement s’il s’agit d’un volume raisonnable, le cas échéant par voie électronique, les données à caractère personnel le.la concernant ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement de celles qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ou la limitation du traitement.
Si aucune suite n’a été réservée à la demande 30 jours après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. Vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35, Tél. + 32 2 274 48 00 – Fax. + 32 2 274 48 35 – contact@apd-gpa.be) pour l’exercice de ces droits).
MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ST se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur. Les modifications apportées seront mises à jour sur le site web.