Privacybeleid – ingeschreven leden en deelnemers aan activiteiten van Samen Toujours
Dit privacybeleid beschrijft de manier waarop Samen Toujours (ST) persoonlijke gegevens van leden en deelnemers aan activiteiten verzamelt, gebruikt, behandelt en beschermt.
Conform met de General Data Protection Regulation (GDPR) verbindt ST zich ertoe alle voorzorgsmaatregelen te nemen teneinde de veiligheid van de gegevens te waarborgen, meer bepaald ze te beschermen tegen alle onopzettelijke of illegale vernietiging, onopzettelijk verlies, aanpassing, verspreiding of verboden toegang, alsook tegen alle andere illegale verwerkingen of verspreiding aan onbevoegde personen.
Wie behandelt uw gegevens?
Samen Toujours, met sociale zetel in de Lakensestraat 76/2, 1000 Brussel, ingeschreven bij de ECB met het nummer 0686717141, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonlijke gegevens (hierna genoemd “Verantwoordelijke voor Verwerking”).
ST verklaart, in haar hoedanigheid als Verantwoordelijke voor Verwerking, de Belgische wetgeving omtrent de bescherming van de privésfeer te respecteren, evenals de bepalingen van de GDPR-wetgeving sinds die van kracht is geworden.
Onder aangesloten leden verstaan wij de burenhulpnetwerken die aangesloten zijn bij het platform Samen Toujours.
Onder deelnemers verstaan wij:
- enerzijds de deelnemers van de burenhulpnetwerken die gebruik maken van het aanbod van Samen Toujours via de organisaties waarvan ze deel uitmaken, die aangesloten leden zijn van het platform;
- anderzijds, alle personen die wensen deel te nemen aan de activiteiten van Samen Toujours,
- d’autre part, toutes personnes qui souhaitent participer aux activités de Samen Toujours, tegen vergoeding (wanneer van toepassing).
1. Verwerkte gegevens :
De persoonlijke gegevens die Samen Toujours mag verzamelen :
- Informatie die het mogelijk maakt de persoon te identificeren en te contacteren: naam, voornaam, aanspreektitel, gender, geboortedatum, emailadres, postadres, telefoonnummer.
- Informatie met betrekking tot het statuut van de persoon binnen de vzw Samen Toujours (aangesloten leden, deelnemers enz.)
- Informatie met betrekking tot de activiteit van de leden van Samen Toujours en/of de deelnemers: functies en/of mandaten, gevolgde vormingen…
- Informatie die het mogelijk maakt voor Samen Toujours om subsidies aan te vragen voor haar acties.
- Getuigenissen, foto’s en/of video’s tijdens hun deelname aan één van onze evenementen of tijdens het verzamelen van informatie (bv. enquêtes)
De gegevens worden door de persoon gecommuniceerd op het moment van de inschrijving. Wanneer men een activiteit aanvraagt, accepteren de aangesloten leden en de deelnemers dat ST persoonlijke gegevens mag verzamelen, verwerken, stockeren en gebruiken, conform de hierna vermelde regels.
De informatie die gecommuniceerd werd via identificatiefiches vormen het object van verwerking door ST. Ze worden beheerd en geraadpleegd door de medewerkers en aangesloten leden van ST, die bevoegd zijn voor de opvolging van deze personen. Deze gegevens zijn bedoeld om de acties van Samen Toujours in goede banen te leiden. St behoudt het recht de initieel verzamelde gegevens te updaten, na veranderingen in de persoonlijke situatie van de persoon.
2. Juridisch kader en doeleinden voor het verwerken van persoonlijke gegevens
De verwerking van de gegevens (al dan niet persoonlijke) van de aangesloten leden en de deelnemers wordt gerealiseerd teneinde volgende doelstellingen te bereiken:
- Beschikken over persoonlijke gegevens van de personen om hen de dekking door een verzekering te garanderen,
- Beschikken over contactgegevens om:
- hen te contacteren voor de organisatie van hun activiteiten, om hen uit te nodigen voor vergaderingen, vormingen of interventies,
- hen geïnformeerd te houden omtrent de activiteit waarvoor ze geëngageerd zijn, de activiteiten en de projecten van het platform (via elektronische weg, newsletter)
- Lijsten met deelnemers samen te stellen (ingeschreven en deel genomen aan acties van Samen Toujours) per aangesloten lid van het plaftorm (zodat deze laatsten hiermee rekening kunnen houden in de opvolging van hun deelnemers)
- Beschikken over informatie over de beklede functies en gevolgde vormingen
- Een aantal indicatoren vaststellen om gegevens te verzamelen om zo te rapporteren over de activiteiten van de vzw (met name bij financiële steunverleners)
- Communiceren over de acties van de vzw door middel van (audio)visuele producties, op de website van de vzw of op sociale media.
3. Recht op informatie
De identificatiefich die wordt ingevuld door deelnemers, vermeldt het bestaan van dit privacybeleid en de manieren om er kennis van de nemen.
De personen worden eveneens geïnformeerd dat ze de gegevens die bewaard werden op hun identificatiefiche kunnen consulteren, aanpassen, en eenvoudige aanvragen kunnen doen voor de aanpassing van niet bewerkbare gegevens op het adres hello@samentoujours.be
4. Recht op bezwaar
De aangesloten leden en de deelnemers van ST hebben recht om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van hun gegevens om hen de nieuwsbrieven te bezorgen. In dit geval, volstaat het om contact op te nemen via hello@samentoujours.be
De personen die ingeschreven zijn op onze nieuwsbrief kunnen zich uitschrijven via een eenvoudige link, aanwezig in elke nieuwsbrief.
5. Bewaartermijn
De verwerkte gegevens worden bewaard voor de gehele periode van aansluiting of activiteit, gedurende een periode van twee jaar na het einde van de aansluiting of de activiteit, in de applicatie voor gegevensbeheer.
Wanneer er een einde komt aan de aansluiting of deelname aan een activiteit ten gevolge van een beslissing tot uitsluiting, worden volgende gegevens voor onbepaalde tijd bewaard: naam, voornaam, datum van vertrek, datum van de beslissing tot uitsluiting, instantie die de beslissing nam. De bewaring van deze gegevens laat het toe om de reïntegratie te vermijden van een persoon die gedrag vertoonde dat in strijd was met het interne reglement van ST.
6. Begunstigden
De gegevens die werden geregsitreerd in de databank worden verwerkt door werknemers of stagiaires die verantwoordelijk zijn voor administratieve taken, door de coördinatie of door de omkadering.
Het beheer van toegangsprofielen laat toe om de zichtbaarheid van inschrijvingen te beperken tot registraties die betrekking hebben op hun werkgebied.
De gebruikers van die gegevens moeten zich ertoe verbinden volgende instructies te respecteren:
- De nodige maatregelen te nemen opdat de gegevens exact en up to date zouden zijn.
- De gegevens enkel te gebruiken in het kader van het beheer van de aangesloten leden en de deelnemers. Ze mogen voor geen enkel ander doeleinde gebruikt worden.
- De gegevens niet te communiceren aan derden.
- Aan iedereen die daarom vraagt een uittreksel van de in de database opgeslagen gegevens te verstrekken.
In geval van het niet respecteren van deze instructies, zal de algemene coördinator disciplinaire maatregelen nemen of sancties opleggen. Het niet respecteren van deze regels kan leiden tot juridische vervolging.
7. Communicatie van de gegevens aan derden
De gegevens die werden geregistreerd in de databank zijn bedoeld voor intern gebruik/het goed functioneeren van Samen Toujours.
De aangesloten leden van het platform worden geïnformeerd over de activiteiten waaraan hun deelnemers deel namen (bijvoorbeeld: BDBD zal geïnformeerd worden over de vormingen die hun deelnemers volgden). Deze informatie zal enkel gedeeld worden met de aangesloten leden waaraan de deelnemers verbonden zijn.
8. Opslag
De gegevens worden bewaard in een computerdatabase.
Samen Toujours is de enige eigenaar van de database.
9. De cookies
9.1. Wat zijn de cookies ?
Een “cookie” is een klein bestand dat wordt verstuurd door de server van ST en dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. De informatie die in deze cookies wordt opgeslagen, kan alleen door ons worden gelezen en alleen wanneer u de Site bezoekt.
9.2. Waarom gebruiken wij cookies ?
Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruiksvoorkeuren te kunnen onderscheiden van die van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om u een betere gebruikservaring te bezorgen wanneer u onze website bezoekt en het laat ons eveneens toe om onze website te optimaliseren.
Naar aanleiding van recente wettelijke veranderingen, zijn alle websites die zich richten op bepaalde delen van de Europese Unie, verplicht om uw toestemming te vragen alvorens cookies en gelijkaardige technologiën op uw computer of andere apparaten te gebruiken of op te slaan. Dit cookiebeleid levert u duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken, en hun doel.
9.3. Soorten cookies:
Hoewel er verschillende soorten cookies bestaan, van elkaar te onderscheiden op basis van functionaliteit, oorsprong of duur van bewaring, onderscheidt de legistlatuur hoofdzakelijk enerzijds functionele of technische noodzakelijke cookies, en anderzijds alle andere cookies.
De Website gebruikt uitsluitend volgende cookies:
- Functionele cookies: naam functie bewaartijd
- Standaard cookieper sessie. Gebruikt om onvolledige formulieren tussentijds op te slaan. Van zodra een formulier is ingezonden, verdwijnt deze registratie.
- Standaard cookie per sessie: gebruikt om uw keuze van taal te onthouden. Verdwijnt na uw bezoek.
9.4. Uw toestemming:
Tijdens uw eerste bezoek aan onze website, zal er u gevraagd worden om onze cookies te accepter.
U kan de cookies accepteren of weigeren door de configuratieparameters van uw bestuurssysteem te wijzen. De desactivatie van de cookies kan beteken dat u bepaalde functionaliteiten van de website niet zult kunnen gebruiken.
Als u vragen of opmerkingen hebt omtrent de verwerking van uw persoonlijke gegevens, aarzel dan niet om ons te contacteren, ofwel via email op hello@samentoujours.be, ofwel via de post aan Samen Toujours, Lakensestraat 76/2 te 1000 Brussel, of door gebruik te maken van de rubriek “Contact” op onze website.
10. Overdracht buiten de EU :
Geen enkele gegevens worden buiten de Europese Unie overgedrag. Er wordt geen enkele overdracht uitgevoerd buiten onze database.
Rechten van de leden en van de deelnemers :
Indien, op om het even welk moment, een aangesloten lid of een deelnemer het gevoel heeft dat ST hun privéleven niet respecteer, kan die ST contacteren via de post op het adres Lakensestraat 76/2 te 1000 Brussel, of via een mail naar het adres hello@samentoujours.be. ST zal alles in het werk stellen om het probleem op te sporen en te verhelpen.
Met deze aanvraag aan het platform, voorzien van een datum en een handtekening, en met een bewijs van identiteit, kan een aangesloten lid of een deelnemer, indien het een redelijk volume betreft, kosteloos, indien van toepassing langs elektronische weg, de hem/haar betreffende persoonsgegevens verkrijgen en, indien van toepassing, de onjuiste, onvolledige of irrelevante gegevens corrigeren of verwijderen, of de verwerking beperken.
Indien er 30 dagen na het indienen van de aanvraag geen gevolgd aan gegeven is, zal ze worden beschouwd als verworpen. U kan zich eveneens richten aan of klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35,1000 Brussel, Tel. + 32 2 274 48 00 – Fax. + 32 2 274 48 35 – contact@apd-gpa.be) voor de uitoefening van uw rechten.
WIJZIGINGEN VAN HET PRIVACYBELEID
ST behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid te allen tijde te wijzigen, met name in toepassing van wijzigingen in de geldende wet- en regelgeving. Alle wijzigingen zullen worden bijgewerkt op de website.